Сейчас очень актуальна деловая электронная переписка. По тому, как написано письмо, можно судить о том, что представляет собой компания или частное лицо...
Деловая переписка может вестись с будущими клиентами или партнерами.
Поэтому нужно знать основные принципы ведения переписке в деловом стиле.
Почтовый ящик для отправления
Пользователь при получении письма в электронном виде смотрит на адрес отправителя. Некоторые отправляют деловую почту с личного почтового ящика. В этом нет ничего плохого, если ящик зарегистрирован с фамилией и именем отправителя.
А вот, если нет, и в адресной строке стоит уменьшительно-ласкательное имя или другое название. Такие письма деловыми вряд ли назовешь, и серьезно к ним относиться никто не будет.
Как правильно оформить письмо
Прежде всего, письмо должно быть написано в соответствие с деловым этикетом. Никаких отступлений все должно быть по делу. Изложено ясно и понятно. Текст должен быть без грамматических и стилистических ошибок. Перед тем как отправлять, текст нужно внимательно прочитать.
Письмо может писаться на шаблоне, которое разработано специально для данной компании. Шрифт выбираем Arial или Times New Roman. Текст пишется средним шрифтом. Не используйте смайлики при написании текста. При переписке в деловом стиле текст должен быть написан одним цветом. Можно выделить жирным или курсивом, некоторые словосочетания, на которые должен обратить внимание получатель.
Содержание письма
Текст должен соответствовать теме письма. Если в переписке идет речь о деловом предложении, то не надо писать несколько предложений в одном письме.
Любой текст должен состоять из вводной части, где описывается цель письма. Основной, где пишется сущность темы или предложения. В заключительной части, указываются выводы и конкретные предложения по теме.
Если в письмо нужно вставить графики или таблицу. То это делается во вложение к письму. Письмо должно быть написано коротко и ясно, если это возможно. Можно применять устойчивые словосочетания в тексте. Например, учитывая, исходя из, на основании чего, в соответствии с.
Что не нужно делать
Приветствие собеседника не должно начинаться со словосочетания «доброго времени суток». В деловом стиле переписка начинается со слова «здравствуйте». В тексте не нужно употреблять сокращения, получатель может не правильно их растолковать.
И не нужно отвечать хамством на хамство. Просто такие письма нужно игнорировать.
